Daar zit je dan… Met vijftig man in een video-omgeving. Niemand die snapt hoe het werkt… En jij ook eigenlijk nog maar net. Mural hapert, want de internetverbinding is matig. Hoe ga je van deze sessie, die vier uur duurt, een succes maken? In deze blog lees je wat je vooral moet doen om te voorkomen dat je kampioen digitaal faciliteren wordt!
De 6 manieren om te falen!
Leer van onze fuck-ups en wie weet schrijf jij hierna de blog over wat vooral wel te doen met grote groepen. Zo laat je je virtuele sessie falen!
1. Gebruik altijd de meest lastige digitale tools 💻
Je hebt je laten overhalen. De video-conference software waar jij het liefst in werkt, ligt nogal onder vuur qua privacy. Daarom ga jij overstag met het gebruiken van een tool die verre van ideaal is. Een webbasedvideo tool klonk vooraf toegankelijk voor iedereen, maar het nadeel wordt al snel duidelijk. Met meer dan vijftig deelnemers in een webbased tool staat garant voor enorm veel haperende videoverbindingen en tientallen mensen die tegelijkertijd vragen ‘horen jullie mij?’ Tot overmaat van ramp blijkt de combinatie met een web-based-brainstorm tool zoals Mural ook verre van optimaal. Twee zware websites openen gaat ieders internetverbinding te boven.
Vergeet vooral je creative breaks!
2. Help iedereen tegelijk met technische hiccups 💡
Om te voorkomen dat mensen last zouden hebben van technische hiccups aan het begin van je sessie, heb je gelukkig twee dingen heel slim gedaan: 1) mensen een half uur eerder in laten bellen en 2) je hebt een aparte meeting geopend om mensen met technische moeilijkheden in onder te brengen. In het begin gaat alles nog goed, want je hebt niet in 1 keer vijftig mensen in je meeting. Dus die eerste paar deelnemers kun je nog rustig uitleggen hoe de tools waar je mee aan de slag gaat werken. Maar dan.. als iedereen opeens binnen is, ben je het overzicht kwijt. Had ik Mariëlle al gehad? Of was dat Marianne? Wacht! Ik heb een technische back-up in een aparte meeting zitten. Maar hoe kan ik iemand daar heen sturen als hij mijn chatbericht niet eens kan vinden?!
3. Zorg dat iedereen ten alle tijden zijn microfoon aan heeft 🎤
Oké, de eerste drempeltjes zijn genomen. Je negeert het feit dat alle schermen op zwart staan en je gaat er gewoon voor! Op naar de creatieve theorie zoals je die altijd zo succesvol offline doet, ook met grote groepen. Je vraagt ze om hardop antwoord te geven op je vraag. “Roep het maar!” en terwijl je dat zegt, zie je de chaos ontstaan. Vijftig mensen die tegelijkertijd hun microfoon aan hebben? Wat heb ik gedaan? Je pakt je sessieplan er nog eens bij en ziet dat deelnemers ook antwoord hadden kunnen geven via de chat. Ja, dat was slim geweest. Je probeert de brei aan onverstaanbare antwoorden nog te stoppen, maar het is al te laat… Chaos!
4. Vergeet onderlinge communicatie met mede facilitators 👩💻
Werken met een grote groep betekent dat je meerdere facilitators nodig hebt. En laat het contact houden met hen nou opeens heel ingewikkeld zijn. Vooral waneer je tijdens je sessie in verschillende meetings uiteengaat en met subgroepen werkt. Je wilt even een wijziging in het programma doorspreken, je wilt even checken of iedereen nog op schema ligt, maar hoe ga je dat doen? Had je nu maar vooraf een simpel WhatsApp groepje aangemaakt, dat had onderlinge afstemming zo veel makkelijker gemaakt.
5. Schrap creative breaks omwille van de tijd ⏰
Gebruik vooral een sippe playlist!
Creative breaks: korte, actieve onderbreking die zorgen voor vernieuwde energie bij je deelnemers. Natuurlijk weet je als geen ander dat creative breaks nodig zijn om de energie hoog te houden. Alleen soms komen ze gewoon even niet zo lekker uit. Wanneer je tijdens je sessie in tijdsnood komt bijvoorbeeld. Gewoon schrappen! Dan ben je tenminste wel op tijd klaar met je sessie. Of was dat toch niet zo een goed idee omdat iedereen tegen het einde van de sessie is afgehaakt…
6. Gebruik een lekkere Sippe Playlist 😭
Om een gezellige sfeer neer te zetten, start je je sessie met een lekker muziekje. Ook tijdens de pauzes zet je je muziek aan. Je hebt in je oefenbord in Mural mensen laten aangeven wat hun lievelingsliedje is. Een slimme manier om ze én te laten oefenen met Mural én de muziek op hun smaak af te stemmen. Slim toch? Een klein probleempje: de liedjes zijn prachtig, maar wel erg melancholisch. Niet bepaald de sfeer die je wilde neerzetten in je sessie… not to self: vraag deelnemers volgende keer wat hun favoriate happy song is.
Inmiddels zijn we ontelbaar veel virtuele sessies verder en hebben we van onze fuck-ups geleerd. In de visual lees je onze belangrijkste tips voor virtuele sessies met grote groepen. Het zijn misschien de welbekende inkoppertjes, maar ze zijn o-zo-belangrijk! Check snel onze visual met tips voor grote groepen.
Zo word je kampioen digitaal faciliteren!
En nog wat extra tips:
- Werk veel in break-out-rooms, ook voor bijvoorbeeld een kennismaking of een energizer.
- Let er heel goed op dat je borden in Mural niet te groot zijn. Via Edit Mural Size kan je je bord zo klein mogelijk maken.
- Blijf rustig in je uitleg en heb veel geduld met je deelnemers: het is voor hen even zoeken en ze hebben jou daarbij nodig.
- Geniet er vooral heel veel van, want het is vooral onwijs cool om 50 man tegelijk aan de slag te zien gaan en een geweldig resultaat te behalen met elkaar
DISCLAIMER | Om bekende redenen zijn alle personen die hierin omschreven worden, verzonnen en heeft deze sessie in zijn totaal nooit plaatsgevonden. Wel hebben we overal en nergens onze fuck-upjes bij elkaar geschraapt en deze voor het verhaal enigszins uitvergroot.
