Anders organiseren; hoe pakt Ynnovate dat zelf eigenlijk aan?

Hoe doen jullie dat?

Mensen hebben altijd veel interesse in hoe we dingen bij Ynnovate intern regelen. Als we iets vertellen over hoe we georganiseerd zijn, dan horen we regelmatig dat dit anders en inspirerend is. Een voorbeeld voor hoe het ook kan. In deze blog deel ik daarom een aantal voorbeelden van de manier waarop Ynnovate georganiseerd is. Ik zoom in op het gebruik van onze kernvraag, leg uit waarom we werken met onbeperkt aantal vakantiedagen en hoe wij nieuwe mensen werven. En omdat er veel te vertellen is over hoe Ynnovate reilt en zeilt, is deze blog in twee delen opgeknipt. In het tweede deel van de blog ga ik in op de manier van samenwerken binnen Ynnovate.

Structuren die dwingen

Bij de start van Ynnovate kwamen we direct voor keuzes te staan die invloed hebben op de manier van organiseren. Zo moesten we een rechtsvorm kiezen (terwijl de opties vanuit de Kamer van Koophandel allemaal nét niet aansloten bij het doel van Ynnovate), moesten we op onze persoonlijke LinkedIn-profielpagina een functienaam plaatsen (terwijl we een formele titel helemaal niet belangrijk vinden) en moesten er contracten met medewerkers worden afgesloten (met daarin een vast aantal werkzame uren en een bijpassend salaris terwijl we dat zelf niet eens hadden). Onze wens om een innovatieve organisatie te zijn, kwam al snel onder druk te staan door de bestaande structuren. Die structuren dwongen ons niet alleen om keuzes te maken, maar stuurden daarbij ook vaak in een bepaalde richting. Anders organiseren werd opeens best wel lastig.

De ruimte vinden om het anders te doen

Het was in die beginperiode moeilijk om onze eigen weg te vinden. Het duurde even voordat we inzagen dat we onszelf niet door bestaande structuren hoefden te laten dwingen. Ja, natuurlijk zijn er regels en structuren, maar als je jezelf even lostrekt van de manier waarop dingen standaard geregeld worden, dan blijkt dat er veel ruimte is om dingen anders aan te pakken. Zo werd Ynnovate een combinatie van twee rechtsvormen, verzonnen we de ‘functie’ Innovatie Booster voor op LinkedIn en maakten we een arbeidscontract dat past bij hoe Ynnovate wil werken met o.a. 20% winstdeling en oneindig veel aantal vakantiedagen (daarover later meer).

“Ja, natuurlijk zijn er regels en structuren, maar als je jezelf even lostrekt van de manier waarop dingen standaard geregeld worden, dan blijkt dat er veel ruimte is om dingen anders aan te pakken”

De ruimte vinden vergde dat we onze eigen innovatieskills toepasten op Ynnovate zelf. Dát wat we wilden bereiken moesten we continu centraal zetten. En we moesten zoeken naar nieuwe manieren, wegen en oplossingen om dat te bereiken. Door de status quo en ‘hoe het hoort’ niet als uitgangspunt te nemen, ontstond er ruimte voor vernieuwing. Je moet dan wel continu de wereld om je heen in twijfel trekken, heel veel (goedbedoelde) adviezen van anderen in de wind slaan, je niet door ‘ja, maars’ uit het veld laten slaan, continu kritisch zijn op je eigen handelen en lef hebben om te experimenteren met een andere aanpak.

Hieronder drie voorbeelden van hoe we het bij Ynnovate anders hebben aangepakt in de praktijk:

Worden we er blij van?

Bij Ynnovate geloven we er heel sterk in dat je het beste tot je recht komt als je de dingen doet waar je enthousiast over bent. Starten met Ynnovate was uitdagend en spannend. Snappen mensen het verhaal en de missie? Krijgen we het vertrouwen van opdrachtgevers? En worden we ingeschakeld voor de klussen waar we ook graag mee aan de slag willen? Maar ook: gaan we iedere dag met plezier en trots aan het werk? Zijn we niet 80% van onze tijd bezig met de randzaken en 20% met onze passie?

De vraag ‘worden we er blij van?’ was in de beginperiode essentieel binnen Ynnovate. We stelden onszelf die vraag continu en gebruikten het antwoord als kompas voor ons handelen. Het heeft ons geholpen om scherper te krijgen wat de missie en visie van Ynnovate is.

En ook nu nog hanteren we deze vraag als uitgangspunt. Als we van een activiteit, een bepaalde opdracht of opdrachtgever óf van bepaalde (interne) taken niet blij worden, dan doen we het gewoon niet. Het is voor ons een signaal dat het met de energie niet goed zit en dat het dan niet bij ons past. Dat klinkt misschien simpel, maar in de praktijk vergt het erg veel kracht om dit vol te houden en om ‘nee’ te zeggen wanneer dat nodig is.

“Als we van een activiteit, een bepaalde opdracht of opdrachtgever óf van bepaalde (interne) taken niet blij worden, dan doen we het gewoon niet”

Het levert ons gelukkig ook heel veel op: we doen die projecten waar we écht in onze kracht staan en zijn met onwijs veel plezier met Ynnovate bezig. We worden oprecht blij van wat we doen en dat stralen we uit!

De juiste mensen

We horen vaak van anderen dat onze ‘sollicitatieproces’ zo eigen is. En alhoewel het voor ons compleet logisch voelt om het op deze manier aan te pakken, is onze manier niet heel standaard. Ik kan me niet voorstellen dat je aan de hand van een berg sollicitatiebrieven met aansluitend een paar sollicitatiegesprekken de juiste kandidaat weet te vinden. Vooral omdat je mensen via zo’n brief als in een (vaak formeel en oncomfortabel) gesprek moeilijk echt leert kennen.

Om die reden werven we bij Ynnovate vrijwel volledig in ons eigen netwerk van Ynnovators. Zij kennen de publieke sector, zij kennen Ynnovate en zij snappen onze visie en missie. Bovendien kennen wij op onze beurt de Ynnovators weer goed en weten we dus goed in te schatten of diegene binnen het team past. Bij ons geen formele vacaturetekst of standaard sollicitatiegesprekken.

Als we op zoek zijn naar uitbreiding plannen we meestal eerst wat koffiedates met mogelijke kandidaten uit ons netwerk. Of we doen een (video)oproep binnen het netwerk. De laatste keer werkten we tijdens de koffiedate met diverse van onze eigen creatieve werkvormen en mochten deelnemers zelf kiezen met welke werkvorm we het gesprek zouden aanpakken. Zo stelde we ons allemaal eerst voor aan de hand van de eigen BrainBoosters associatiekaartenset, gaven we meer informatie over Ynnovate door een visual te maken en gebruikten we Smiley posters om in kaart te brengen waar iemand energie van krijgt in het werk. Ook zetten we mensen vaak in de praktijk aan de slag. Zo draait iemand bijvoorbeeld al een keer mee op een van onze samenwerkdagen, gaat mee naar een intake en/of draaien we samen een training. Zo ervaren beide partijen in de praktijk of er een goede klik is en of we wederzijds (ja, daar is ‘ie weer) blij van elkaar worden.

Onbeperkt aantal vakantiedagen

Als ondernemer heb je geen maximumaantal vakantiedagen. Je werkt zo veel als je dat zelf prettig en leuk vindt en neemt verlof op als je eraan toe bent. Voor medewerkers is het standaard anders geregeld: je hebt een maximumaantal vakantiedagen per jaar. Bij Ynnovate hebben we die beperking gelukkig een paar jaar geleden de deur uit gedaan! We werken nu met een oneindig aantal/onbeperkt aantal vakantiedagen voor het hele team. We kwamen erachter dat een maximum aantal vakantiedagen namelijk helemaal niet goed bij Ynnovate past. Zo gingen mensen in een rustige periode toch maar achter de computer zitten, om die ‘kostbare’ verlofdagen niet op te maken. En dat terwijl ze net een drukke periode achter de rug hadden en het juist het ideale moment was om even gas terug te nemen.

“We kwamen erachter dat een maximum aantal vakantiedagen helemaal niet goed bij Ynnovate past”

We hebben vaak de vraag gekregen of we niet bang waren dat medewerkers hier misbruik van zouden gaan maken. Ik ben daar nooit ‘bang’ voor geweest. Tuurlijk neem je een leap of faith richting je mensen. Maar als je je team vertrouwt en mensen blij worden van hun werk (jep, zie je de rode draad?), dan pakken ze hun verantwoordelijkheid als vanzelf. Bovendien hield ik ook geen maximumaantal vakantiedagen voor mezelf aan. Ik wilde de vrijheid om verlof te nemen wanneer ik daar behoefte aan had. Het voelde onlogisch om die vrijheid niet door te trekken. Met het onbeperkt aantal vakantiedagen geven we iedereen in het team nu de ruimte, verantwoordelijkheid en vertrouwen om het zelf te bepalen. En dat bevalt ons allemaal heel goed. We moeten er eerder bij elkaar alert op zijn dat we voldoende rust pakken en verlof inplannen, dan andersom 😉

Tot slot, vind je eigen route

Door continu bewust na te denken over wat voor organisatie we als Ynnovate willen zijn, creëren we een eigen organisatiestructuur en -cultuur die past bij ons doel. Wil je dit ook? Laat de bestaande manier van doen je niet dwingen, zoom af en toe uit, bekijk de situatie van een afstandje en blijf kritisch op waarom je dingen doet zoals je ze doet.
Next up!

Lees hier deel twee van deze blog. Daar ga ik dieper in op hoe we binnen Ynnovate onze samenwerking organiseren. Ik neem je mee in het concept van onze Heilige Samenwerkdagen, leg uit hoe het kan dat wij allemaal één mailbox en één gezamenlijke to-do lijst gebruiken en geef meer inzicht hoe onze eerder genoemde Smiley-posters ook een creatieve oplossing zijn voor saaie standaard functioneringsgesprekken.

In de tussentijd ben ik enorm benieuwd naar jouw ervaringen als het gaat om anders organiseren. Welk voorbeeld ken jij van organisaties die dingen anders aanpakken? Of heb je leestips voor interessante boeken over dit onderwerp? Laat het achter in een reactie onder deze blog. Wie weet inspireert het ons weer tot veranderingen binnen Ynnovate!