Chemische verbindingen bij het Communicatielab

De naam alleen al: CommunicatieLab. Hoe tof klinkt dat? Het is de naam van een nieuw organisatieonderdeel bij de gemeente Den Haag. Na een lange periode van voorbereiden zijn in 2016 alle communicatiedisciplines ondergebracht in het CommunicatieLab. Op papier. Maar hoe ga je van papier naar de werkvloer? Met een innovatietraject natuurlijk! Vesna Jutte (als extern communicatie­ adviseur ingevlogen bij het verandertraject) en Wim Peters (manager in het CommunicatieLab) delen hun ervaringen en de grootste uitdagingen in het traject.

De zoveelste bijeenkomst

De gemeente Den Haag wil en moet snel inspelen op maatschappelijke veranderingen. Dit vraagt om een andere organisatie, het bundelen van bedrijfsvoeringsfuncties en verdere professionaliteit. Ook de afdeling Communicatie van de gemeente Den Haag onderging een verandering: richting het nieuwe CommunicatieLab. Het hele traject duurde lang en mensen waren al een tijd in afwachting waar ze geplaatst zouden worden. Reden voor Vesna om contact te zoeken met Ynnovate met de vraag: hoe zorgen we voor een spetterende en gepaste kick-off om de start van het nieuwe CommunicatieLab te markeren?

Vesna vertelt: “We wilden niet zomaar een kick-off. We wilden de diepte in en samen met alle collega’s bepalen hoe we het CommunicatieLab moesten invullen. Het was spannend om überhaupt iets te doen. Zo vlak voor de zomervakantie en met alle gevoeligheden in de organisatie. Maar het was belangrijk om het goede gevoel uit te dragen en mee te geven.”

Ynnovate organiseerde samen met Vesna en Wim een groots Innovatie Café. Alle communicatieprofessionals, bijna 100 mensen, waren aanwezig. “Het was een groot succes. Iedereen ging naar huis met vooral veel energie. Bovendien kregen ze het vertrouwen daadwerkelijk een rol te kunnen spelen in de verdere vormgeving van het CommunicatieLab. Cruciaal voor de fase waarin we ons bevonden”, aldus Vesna.

Labstyle

De kick-off stond in het teken van een laboratorium. Een goede zet, vindt Wim: “We hebben die naam niet voor niks gekozen. We willen ermee aangeven dat het echt anders moet met de communicatie bij de gemeente. Experimenteren juichen we toe in het lab. Het leuke van de dag was dat alles in laboratoriumsfeer aangekleed was: de Ynnovators liepen in een labjas, en titels en woorden die deden denken aan een lab vlogen door de zaal. Dat maakte het bijzonder.” Na de plenaire opening en kennismaking ging de groep uiteen en gingen mensen actief met elkaar aan de slag aan thematafels.

Zelfs het presenteren van de resultaten aan het eind gaf energie, vertelt Vesna: “Niet zo’n standaard vijf-minuten-presentatie waarin je herhaalt wat er aan de tafel is gezegd. Maar een ludieke manier om te vertellen wat eruit is gekomen. Dat gebeurde op allerlei manieren: als een sprookje, cabaret, het weerbericht, noem maar op. Voordeel is dat zoiets dan echt blijft hangen.” Vervolgens werd een keuze gemaakt: Wat zijn de grootste kansen voor het CommunicatieLab? Welke thema’s geven het meeste vertrouwen waar de medewerkers de komende maanden verder mee willen gaan? Het resultaat: maar liefst elf concrete kansen voor het CommunicatieLab. Uiteindelijk zijn er twee kansen gekozen om verder uit te werken:

Continue temperatuurmeting: Hoe sluiten we aan bij het sentiment in de stad? Samenwerken in en met het Lab: Waar zijn we wel van en waar niet van? En hoe maken we dat duidelijk?

Verder in ideeteams

Na het Innovatie Café zijn Vesna en Wim aan de slag gegaan met ideeteams. In elk team zaten zo’n negen communicatieprofessionals die de kansen uit de kick-off verder hebben uitgewerkt. Van grof naar fijn zijn de kansen verder gefinetuned.

Wim licht dit toe: “Neem bijvoorbeeld de kans ‘Hoe sluiten we aan bij het sentiment van de stad?’ Dat is nog vrij algemeen. Want de vraag is: wat bedoel je daar nou precies mee? Dat zijn we in de stad gaan finetunen. We zijn mensen op straat, in de stad dus, gaan bevragen hoe zij hiernaar keken.”

Zelf zat Wim in het ideeteam ‘Hoe weten mensen waar we van zijn’. Hij vindt het nog altijd bijzonder hoe zo’n stelling gedurende het proces veranderde: “In het ideeteam stelden we ons de vragen: ‘wat voor vragen gaan onze opdrachtgevers aan ons stellen?’ en ‘hoe kun je als nieuwe organisatie het beste leren van elkaar?’

We zijn de straat op gegaan om aan mensen te vragen: ‘Stel je komt ergens nieuw werken, hoe zou jij dan willen leren?’ Daar kwamen hele leuke dingen uit. Zo spraken we een groenteboer die de hulp van een ervaren, gepensioneerde kennis inschakelt op het moment dat een nieuw persoon bij hem komt werken. Na elke stap die we zetten, maakten we de concrete kans scherper. Uiteindelijk waren we eruit: we hebben een communicatiegids nodig. Er ligt nu een gids, meer een infographic, met daarop heel duidelijk: zo werkt het als je een communicatievraag hebt, zo werkt het als je iets in de pers wilt hebben, noem maar op. We hebben nu echt iets in handen dat we meenemen naar onze opdrachtgevers. Als ze dan vragen: Goh, hoe werkt het nou bij jullie, dan zeggen we: Hier, alsjeblieft, zo werkt het als je ons nodig hebt.”

Grootste uitdagingen

Een nieuwe wereld verkoop je niet zomaar. Dat hebben Vesna en Wim ervaren. Dit was dan ook de grootste uitdaging in het traject. Wim licht toe: “Onze opdrachtgevers zijn de diensten waar we voor werken. Bij al die diensten werkt zo’n 6.000 man aan projecten waar communicatie voor nodig is. Het leven was simpel: iedereen kende wel iemand van Communicatie waar ze bij binnen konden lopen. Nu heb je het CommunicatieLab: een soort extern bureau dat komt aankloppen met advies. Dat is echt een andere manier van werken voor de opdrachtgevers. Tijdens de kick-off kwam dit nog niet zo naar voren, maar het afgelopen jaar wel. Het is een hele opgave om die verandering over de bühne te krijgen.”

Verder vertelt Vesna over het sentiment aan het begin van het traject: “Hoe mensen naar de kick-off kwamen, het gevoel dat zij meenamen. Het was belangrijk dat we daar goed mee omgingen. Dat we intern rust en veiligheid gingen creëren. Zodat medewerkers weer vertrouwen kregen in de organisatie en de ruimte kregen om hun werk goed te doen. Dat ze zich niet meer hoeven te richten op allemaal bijzaken, maar met volle overtuiging hun hoofd bij het werk kunnen houden.”

‘We zijn de straat op gegaan om aan mensen te vragen: ‘Stel je komt ergens nieuw werken, hoe zou jij dan willen leren?’ Daar kwamen hele leuke dingen uit’

Make it small again

Zowel Vesna als Wim kijkt terug op een hele prettige samenwerking met Ynnovate. “Bij Ynnovate verstaan ze de kunst om grote problemen klein te maken”, vertelt Wim enthousiast. “Ze bijten zich ergens in vast, ze vragen continu door en helpen op die manier om jouw eigen complexe probleem simpel te maken. Bovendien zijn ze onwijs betrokken. Het is niet ‘We vliegen even binnen en gaan er weer vandoor’. Nee, het is een oprechte betrokkenheid om de overheid, in dit geval de gemeente Den Haag, verder te willen helpen.” “Maar er zit ook een ongelooflijke funfactor in werken à la Ynnovate”, zegt Vesna. “Bovendien zit er een soort vertrouwen. Dat weten ze jou te geven en daardoor ga je het ook gewoon doen! Zo simpel en toch zo bijzonder.”

Dit interview verscheen ook in het boek Let’s Ynnovate!

This entry was posted in Interview opdrachtgever. Bookmark the permalink.

Comments are closed.