‘Hier had een titel moeten staan’: over stapels onuitgevoerde acties en wat je hieraan kan doen

Ik heb een hele mooie actielijst. Er staat precies op wat ik moet doen, wanneer het af moet en wat bij elkaar hoort. Ik kan filteren op datum, deadline, onderwerp en eigenlijk alles. En sorteren gaat ook supermakkelijk. Ik hoef alleen maar te zorgen dat ik mijn acties gelijk opschrijf, en dan vergeet ik nooit meer wat.

Voer ik dan ook alles echt uit? Uit een snelle check haal ik dat ik nu 88% procent heb uitgevoerd. Klinkt goed! Maar die andere 12% zijn wel mooi 62 dingen die ik nog moet doen. Waaronder het schrijven van deze blog. Iets wat allang af had kunnen zijn…

Hoeveel ik ook opschrijf of sorteer, ik heb altijd stapels onuitgevoerde acties. En ik ben niet de enige. Vorige maand hielden we een poll op LinkedIn over werkergernissen. Van de vier opties scoorde de stapels onuitgevoerde acties het hoogst.

Herkenbaar dus. Maar wat kan je hieraan doen? Tip 1: leg je actielijst even opzij en lees in deze blog hoe wij binnen Ynnovate als team in actie komen.

#1 Word je er blij van?

Een nieuwe training neerzetten, een podcastserie lanceren, een supervette Ynnovators Day opzetten – bij Ynnovate hebben we genoeg gave projecten die we maar mooi met een klein team uit de grond stampen. En dat terwijl ik echt niet de enige ben met een stapel onuitgevoerde acties. Ik heb collega’s bij wie de thuiswerkplek inmiddels behangen is met post-its met allerlei to-do-tjes.

Het een sluit het ander blijkbaar niet uit. Wat wij in ieder geval doen is dit: wij kunnen razendsnel de stap van idee naar actie zetten. Als wij besluiten iets te gaan doen, zit daar namelijk een dosis energie achter waar je u tegen zegt. Hoe? Simpel, wij vragen ons bij alles eerst af: worden we er blij van? Is het antwoord nee, dan doen we het niet. Is het antwoord ja, dan staan we ook gelijk te springen om in actie te komen.

Doen wij dan nooit iets saais, omdat dat gewoon moet? Natuurlijk wel, maar daarover later meer.

#2 Dumpen maar

Zodra we hebben gekozen om ergens voor te gaan, pakken we direct de post-its erbij. Gewoon op ons vertrouwde StormHonk, of digitaal in Mural. Daar dumpen we eerst alle acties die we kunnen bedenken. Nog zonder in discussie te gaan over wat eerst moet en of elke actie wel echt nodig is. We schrijven alles wat we bedenken op en noemen het hardop. Zo kunnen we direct met elkaar meeliften en heel snel overzicht krijgen van wat er moet gebeuren.

Ben je dan gelijk compleet? Nee, ga er maar vanuit dat er later nog acties bijkomen. Bijvoorbeeld omdat uit een actie weer nieuwe acties komen of gewoon doordat je wat over het hoofd hebt gezien. Maar compleet zijn is ook niet het doel van deze stap. Veel belangrijker is dat je weet waar je kan beginnen.

#3 Maak het klein

Acties dumpen lijkt eigenlijk best op ideeën bedenken. Alles mag en kan, maar dat betekent niet dat je willekeurig iets opschrijft. Je hebt namelijk niets aan post-its waar maar één woord op staat (Lees deze blog uit de serie Inge’s Faciliteer Flaters nog een terug en je weer weer precies waarom!). Ik kan wel ‘locatie’ op een post-it zetten, maar dan weten we nog niks over wat er moet gebeuren.

‘Locatie regelen’ is al beter. Dat klinkt als een actie waar je wat mee kan. Totdat je eraan begint. Mijn gedachten gaan altijd alle kanten op en ik vind het heerlijk om me ergens in te verliezen. Maar als je snel iets gedaan wil hebben, is dat niet altijd handig. Wij zorgen daarom altijd dat onze acties klein zijn. Dus niet ‘Locatie regelen’, maar ‘Stad kiezen voor de Ynnovators Day’, ‘Tips vragen binnen het netwerk’, ‘Offertes opvragen’ enzovoorts.

#4 Nu = NU!!

De volgende stap is prioriteren. Er zijn heel veel methodes om te prioriteren, maar onze ervaring is dat die vaak meer tijd kosten dan het oplevert. Wij gebruiken daarom een hele simpele regel. We verdelen alle acties die we hebben opgeschreven in acties die nu moeten en acties die ook later kunnen. En met ‘nu’ bedoelen we dan ook echt ‘nu’: dit zijn echt de acties die we ter plekke direct gaan uitvoeren.

Deze manier van werken dwingt je om scherpe keuzes te maken. Je kan nou eenmaal maar zoveel doen in een paar uur. Ook voorkom je eindeloze discussies over de juiste volgorde. Als je steeds kiest wat nu eerst moet en wat later kan, ontstaat er vanzelf een logische aanpak. En als je je toch een keer vergist, merk je dat snel en kan je dat gelijk oplossen.

#5 Maak het zichtbaar

Dit alles doen we natuurlijk niet helemaal in ons hoofd. De post-its die we schrijven, plakken we op posters met de woorden ‘Actie’, ‘Bezig’ en ‘Klaar!’. Ook schrijven we op wie waarmee bezig is. Zo blijf je makkelijk scherp. Hangt er heel veel bij bezig? Dan moet je opnieuw kijken of je wel goed genoeg hebt gekeken wat echt nu moet. Heb jij even geen actie op je naam? Dan pak je makkelijk een nieuwe actie vanaf de eerste poster.

Er zijn allerlei tools om acties op deze manier bij te houden en die zijn ook zeker het uitproberen waard. Zelf gebruiken wij nog steeds het liefst onze Actiewand: snel, simpel en eerlijk. Je kan niet eindeloos acties aan elkaar knopen, sorteren of in subprojecten hangen. Zo zien we gelijk wanneer we te moeilijk of te veel doen en kunnen we dat niet wegpoetsen door wat filters aan of uit te zetten. Je kan onze Actiewand hier gratis downloaden in PDF of gebruiken in Mural via deze template. Maar welke tool je ook gebruikt: zorg dat voor iedereen zichtbaar is wat er gedaan moet worden, wie waarmee bezig is en wat er klaar is.

#6 Match je DNA

Onze training Ynnovate in je werk begint met het invullen van de  Innovators DNA test. Geen wetenschappelijke analyse, maar wel een snelle manier om te checken welke eigenschappen van ’s werelds beste innovators jij in huis hebt. Mooie bijvangst is dat je ook gelijk een idee hebt hoe jij of je collega’s omgaan met in actie komen.

 

Mijn supercollega Marieke scoort hoog op de eigenschap ‘experimenteren’ en is al in de actiestand terwijl ik nog honderd vragen aan het stellen ben. Zo sleept ze mij makkelijk mee om toch gewoon in actie te komen en te zorgen dat we vandaag nog van alles regelen. Heerlijk! Aan de andere kant vraag ik af en toe of bepaalde acties echt wel nodig zijn. Vaak kunnen we een deel gewoon schrappen door keuzes die inmiddels gemaakt zijn. En dat scheelt weer een hoop werk voor niks.

Dus: merk je dat je alle stappen hebt gezet maar blijf je toch ergens op hangen? Check je innovators DNA en maak een match met een collega met andere talenten.

Tot slot: to do or not to do

Ik begon deze blog met alle onuitgevoerde acties die mijn collega’s en ik ook gewoon hebben. Hoe kan dat, terwijl wij als team zo goed in actie komen? Ik ben eens kritisch gaan kijken naar mijn eigen actielijst en zag dat hier het antwoord heel simpel is: er staat meer op dan nodig is.

Als experiment ben ik daarom de afgelopen weken anders gaan werken. Ik kijk elke week welke onderwerpen ik hoogover op mijn lijstje heb en of ik daar nog blij van word. Is het antwoord ‘nee’, dan check ik of de acties die bij dit onderwerp horen nodig zijn voor Ynnovate – facturen maken bijvoorbeeld, of mailtjes opruimen. Is het antwoord weer ‘nee’, dan gooi ik het gewoon uit mijn lijst. Soms check ik dit nog even met een collega, maar vaak ook niet.

Vinden mijn collega’s dat niet superirritant? Geen idee, ik heb het ze nog niet verteld. Maar waarschijnlijk gaat er niks mis. Want acties uitvoeren is niet de enige manier om je actielijst leeg te krijgen. Kritisch kijken naar wat je niet gaat doen en dat er gewoon afgooien, is net zo belangrijk.

En zo werd mijn stapel onuitgevoerde acties een stuk kleiner. Alleen de titel voor deze blog, die staat er nog steeds op…

About Wendy Brooshooft

Sessies begeleiden, presenteren, pitchen, sessies en workshops geven, daar kan je Wendy ’s nachts voor wakker maken. Sinds 2017 is zij actief als Ynnovator en vanaf september 2020 als fulltime Innovatie Booster. Wendy kijkt graag naar wat er anders kan, en dan vooral beter, leuker en fijner voor de mensen die ermee te maken krijgen.
This entry was posted in Blogpagina. Bookmark the permalink.

Comments are closed.