Schrijf jij al in piramides? Voor meer effect met korte teksten.

Een overdaad aan (zakelijke) informatie overstroomt ons iedere dag weer. Velen van ons zijn daardoor anders gaan lezen. We scannen teksten: op zoek naar wat het advies is, welke beslissingen genomen moeten worden of welke afspraken gemaakt zijn. Lezers zijn dus veranderd, maar hebben schrijvers zich hieraan aangepast? Naar mijn idee te weinig. Er is echter een effectieve schrijfmethode die jij als beleidsmaker of adviseur simpel kunt toepassen om je lezers tegemoet te komen.

 

Bij piramidaal schrijven draait alles om de vraag: wat wil de lezer weten? Het is een handige schrijftechniek die je helpt om al voorafgaand aan het daadwerkelijke schrijven, scherpe keuzes te maken tussen hoofd- en bijzaken. Zo voorkom je dat je afdwaalt van de essentie van je verhaal. Het is een manier om je teksten logisch te structureren, met als resultaat kortere, lezergerichte teksten met grotere overtuigingskracht. Dat wil toch iedereen?

 

Wat zijn de voordelen?

  • De tekst sluit beter aan bij de informatiebehoefte van je lezer.
  • De belangrijkste informatie staat bovenaan: zo faciliteer je de lezer om in een paar stappen de tekst door te lezen en te kiezen waar hij of zij meer over wil weten.
  • De opbouw is duidelijk en maakt snel inzichtelijk waar conclusies of adviezen op zijn gebaseerd. Dit komt je overtuigingskracht ten goede.
  • Piramidale teksten zijn doorgaans korter: dat scheelt tijd bij zowel het lezen als het schrijven.

 

Waarom zou ik anders gaan schrijven?

Er is een mismatch ontstaan tussen traditioneel geschreven teksten en onze moderne manier van lezen. De meeste beleidstukken, annotaties en rapporten worden nog ‘old school’ in elkaar gezet. Volgens een klassieke opbouw met veel woorden. Vaak zijn het teksten die starten met een flinke aanloop waarin de schrijver laat zien hoeveel hij of zij weet over het onderwerp, met wie en wat er rekening is gehouden en wat de historie is van het dossier.

Dat terwijl de hedendaagse lezer steeds sneller door teksten wil gaan, op zoek naar relevante informatie. Anno 2020 starten veel van ons met de kop, lezen we de eerste regels onder die kop en scannen vervolgens alleen nog de tekst daarna.  Als er niet snel genoeg een antwoord op onze vraag komt, dan is de aandacht weg. Bij online teksten gaat dit proces overigens nog sneller. 

 

Hoe werkt het piramidaal schrijven?

Het belangrijkste uitgangspunt is dat je schrijft vanuit de informatiebehoefte van je publiek in plaats vanuit je eigen kennis, positie en denkproces.

Begin daarom niet meteen in volle overtuiging te rammelen op je toetsenbord. Bedenk eerst eens wie je lezerspubliek is. Wat is het probleem en welke oplossing is er gevonden? Dat is je kernboodschap. Als je dit helder hebt, maak je een plan. Hierin beschrijf je in korte steekwoorden de verschillende onderdelen van je tekst, gebaseerd op de behoefte van je lezers. Je kunt structuur in je tekst aanbrengen met behulp van een aantal W’s: wie, wat, waar, waarom, wanneer en op welke wijze. Je zou dit structureren overigens ook met post-its kunnen doen. Dat maakt het schuiven met de diverse tekstdelen nog makkelijker.

Nu ga je daadwerkelijk aan de slag met schrijven. Zorg dat je de informatie in een kernachtige vorm aanbiedt. De gelaagdheid van beknopt tot uitgebreid bepaal je op basis van belangrijkheid. Het belangrijkste komt uiteraard eerst, namelijk de antwoorden op de vragen van je lezers. Uitgebreidere informatie ondersteunt daarna als onderbouwing, nuancering of uitwerking. Zelfs als een lezer halverwege afhaakt, heeft hij of zij bij een piramidale tekst toch de essentie meegekregen en is er antwoord gegeven op de meest dringende vragen.

 

Moet voortaan alles piramidaal?

Je vraagt je misschien af of je al je teksten via deze techniek moet schrijven. Nee hoor. Hoewel het voor een lezer altijd prettig is als je snel tot de kern komt, is het piramideprincipe vooral geschikt voor teksten waarbij je aanbevelingen doet of conclusies trekt. Het werkt ook prima bij e-mails, PowerPoint-presentaties, rapporten en blogs. Je past het op verschillende niveaus in de tekst toe. Een rapport kan als geheel piramidaal zijn opgebouwd, maar ook de hoofdstukken, paragrafen en alinea’s kun je zo organiseren.

 

Wie bedacht het piramideprincipe?

Eline Janssen en Marita van Rijssen schreven het handige boekje De kracht van het piramideprincipe’. Hun stelling is dat als je als schrijver impact wilt hebben met je tekst, je moet inspelen op het veranderde leesgedrag. Zij werden geïnspireerd door de Amerikaanse Barbara Minto. Zij beschreef jaren terug al in haar boek The Pyramid Principle. Logic in Writing and Thinking’ dit handig instrument om gedachten en feiten zo te structureren dat een tekst zo overtuigend mogelijk wordt. Haar belangrijkste idee is: Bottom Line upfront. Eerst de kernboodschap, daarna de uitleg. Dit leidt volgens Minto tot teksten die voor de lezer efficiënter zijn dan andere: beter te volgen, korter, en met duidelijkere aanwijzingen op basis waarvan de lezer diens leesstrategie kan aanpassen.

Deze schrijfvorm wordt overigens ook veel gebruikt in de journalistiek: het belangrijkste nieuws staat bovenaan, de details staan aan het eind. Zo kan bij de eindredactie het artikel alsnog van onderaf ingekort worden. Journalisten noemen dit ‘oprolbaar schrijven’.

 

Weet je nu genoeg?

Hopelijk is dit een mooi begin. Bewustwording is tenslotte het halve werk. Wil je meer weten of leren? Dan is het boek van Eline en Marita een aanrader. Ook kun je allerlei trainingen volgen waarbij je daadwerkelijk aan de slag gaat met het anders opbouwen van je teksten.

About Monique Roelfsema

Monique werkt bij de politie als beleidsadviseur. En sinds 2019 is ze Ynnovator. Monique bruist van de energie om nieuwe manieren van werken en meer creativiteit te stimuleren binnen én buiten haar organisatie. Daarom blogt zij regelmatig over activerende werkvormen, over hoe je simpel en makkelijk leesbaar beleid schrijft en over hoe je dit goed overbrengt aan je publiek.
This entry was posted in Blogpagina. Bookmark the permalink.

Comments are closed.