Volgens de website Fijnedagvan.nl is er (bijna) elke dag wel ‘iets te vieren’. Een mooie aanleiding om elke maand hier een ‘feest’dag uit te lichten en aan de hand daarvan verwonderingen, vragen en verbeteringen binnen de overheid te delen. Deel 6: 31 maart, Wereld Backup dag.

Vorige blog

In deze tijd is het haast onmogelijk om het niet eerst over Corona te hebben. Helaas is de wens uit mijn vorige blog, dat Corona een eendagsvlieg zou zijn, totaal niet van toepassing gebleken. Deze crisis gaat nog weken duren en de gevolgen zijn waarschijnlijk nog jaren voelbaar. Dat hadden we in februari toch ook niet kunnen denken. Ik woon vlakbij het ongewilde epicentrum van de Corona-uitbraak in Nederland in Brabant en heb enkele familieleden en kennissen die (mild of heftig) zijn getroffen. Ook (ouders van) collega’s die erg ziek zijn: vanaf deze plaats ontzettend veel beterschap natuurlijk! En veel sterkte voor de nabestaanden van de slachtoffers.

Ondanks deze ellende, is er toch elke dag iets te vieren. Zo is het vandaag Wereld Backup dag. Een back-up kun je op verschillende manieren zien. Van Dale geeft er twee betekenissen aan:

Technisch

Bij een back-up denk ik in eerste instantie aan de eerste betekenis die Meneer Van Dale geeft: een kopie van je harde schijf, een ‘image’ van je profiel of een extra kopie van je scriptie ergens op een USB-stick. Ik ben ‘digibuddie’ bij de gemeente (wat inhoud dat we andere collega’s helpen bij technische vragen), ik ben opgegroeid in de tijd van floppy’s en HTML-code zelf schrijven. Ik vind mezelf redelijk digivaardig, ik snap zoom-gesprekken en ben vaak al na drie keer proberen met beeld en geluid aangehaakt bij een Skype-sessie. Maar verder ben ik vooral ontzettend blij met de collega’s van ICT-ondersteuning die niet alleen deskundig, maar ook snel al onze ICT-vragen beantwoorden. En, in het geval van crisis zoals deze, het mogelijk maken dat we met al die mensen tegelijk kunnen thuiswerken. Natuurlijk is ook dat soms een beetje zoeken met elkaar, maar we worden via Intranet goed op hoogte gehouden en geïnstrueerd. Dit ook om het systeem in deze crisistijd te kunnen laten draaien > ook bij inloggen op het systeem krijgen vitale functies voorrang.

Vitale functies

Ja, die vitale functies. Die heeft de gemeente natuurlijk ook. En dat zijn ook functies waar je niet altijd bij stilstaat. De crisisbeheersing en ondersteuning van onze burgemeester als voorzitter van de zwaarst getroffen Veiligheidsregio is een vitale functie. De afvalstoffendienst moet blijven draaien. Aangiften van overlijden en geboorten moeten gewoon bijgehouden worden. Communicatie naar inwoners over maatregelen en gevolgen. Maar óók het blijven uitbetalen van uitkeringen. Onze sociale werkvoorziening WeenerXL verzorgt de post. Het bijhouden van de openbare ruimte en (spoed)reparaties. Het uitvoeren van ondersteuningsmaatregelen voor ondernemers die het Rijk heeft bedacht.

En de meeste, zoniet alle, ambtenaren schakelen over naar de modus: “werken voor het algemeen belang”. Handen uit de mouwen en we gaan het regelen. Lang leve artikel 11.6 van de CAO-gemeenten :

“Uitzendbureau S&B, altijd een goed idee”

Nu werk ik zelf op de afdeling Sport, bij Sport & Bewegen (afgekort S&B). Wij zorgen normaal gesproken voor sportstimulering bij de inwoners van ‘s-Hertogenbosch. En hoewel bewegen juist nu ook belangrijk is om de crisis zo gezond mogelijk door te komen, liggen sportverenigingen stil, worden gymlessen op school niet gegeven en gaan de beweeglessen voor senioren niet door (we bellen ze wel overigens, om zo ook hulp te kunnen bieden aan degenen die het niet zelf kunnen).

Ik krijg af en toe de vraag “wat doen jullie dan nu?” Nou, naast online beweeglessen helpen we de vitale functies van de gemeente nu ook vooruit. Ik ben daarom een soort uitzendbureautje begonnen om al die fanatieke mensen te laten helpen bij andere afdelingen waar zieken zijn, of extra werk ontstaat. Wij fungeren zo dus ook als back-up. Bij de postsortering waar de werkdruk is toegenomen vanwege de online bestellingen, stappen buurtsportwerkers in. Een verenigingsondersteuner helpt op het stadhuis want 4 van de 5 bodes zijn ziek of met lichte klachten thuis. Achter de vuilniswagen staan gymleraren. Sommigen willen bij elke klus die ik in onze crisis-app-groep gooi meteen helpen. En dat zijn niet alleen ‘mijn’ mensen; ik heb het idee dat alle medewerkers van de gemeente klaar staan en helpen. Zie ook dit artikel over collega Joost.

Spoedoperatie job-crafting

En natuurlijk ben ik onwijs trots op al die collega’s die vol enthousiasme en inzet inspringen.

We zetten zelfs hier en daar studenten in, die hun ‘gewone’ stage ook niet kunnen lopen:

In HRM-termen zouden we dit kunnen zien als een spoedoperatie “job-crafting” waarin de HR3P-matrix niet eerst ingevuld wordt maar eigenlijk automatisch bouwsteen 8 van een Strategische Personeels Planning in sneltreinvaart wordt geïmplementeerd. (Ja mijn scriptieverdediging is helaas door corona-perikelen uitgesteld, maar zo kan ik toch iets met mijn MBA-studie doen :-)).
En daarnaast leer ik nog handiger excel te gebruiken om overzicht te houden over wat iedereen eigenlijk aan het doen is. Verder voor niemand nuttig, maar ik ben er blij mee :-).

Manieren van werken

We zijn het zo gewend: vergadering, overleg, bespreking, bila, meet-up, afstemming, PO-tje, bespreeksessies. O zo belangrijk. In de hectiek in normale tijden is het haast niet mogelijk om deze te weigeren, want “spoed”, “haastwerk”, “deadlines” of “politieke prioriteit”. En in deze tijd? Mijn agenda stroomt leeg. Soms komen er online vergaderingen of zoom-sessies voor in de plek. Mailwisselingen worden ook minder en trager: mensen zijn of met ander, dringender werk bezig of moeten hun kinderen helpen bij huiswerk. Of op afstand zorgen voor ouderen. Fysiek afspreken gaat niet meer. Wat is de back-up?

Toch wel dat persoonlijk contact. Een appje om te vragen hoe het gaat. Een belletje om ff te overleggen of dingen te bespreken. En in elk contact komt wel even terug: hoe gaat met jou? En je omgeving? Iedereen gezond? Zet hem op! Dankbaarheid aan elkaar wordt benoemd.

Maar wat ik ook meer hoor dan eerst: “kan wel wachten”, “heeft nu niet de hoogste prioriteit”, “kan me voorstellen dat je met andere dingen bezig bent”. Kunnen we deze insteek ook meenemen voor ná deze crisis? Focussen op wat nu echt het belangrijkste is en elkaar niet gek maken?

Ruggensteun

Om dan toch, in de ellende van zo’n crisis, mooie dingen te zien: mensen zoeken elkaar weer op (figuurlijk natuurlijk!). Wat dat betreft erg begrijpelijk, maar ook erg zonde dat verenigingen juist nu hun verenigingsleven hebben moeten stilleggen.

Verenigingen (zowel in sport als andere) zijn bij uitstek plekken om samen te komen, te rouwen en feest te vieren. Het is niet voor niets dat in tijden van crisis, het verenigingsleven vaak juist floreert: mensen kruipen bij elkaar.
Johan Cruijff zei ooit: “Italianen kennen niet van je winnen, maar je ken wel van ze verliezen”. Hopelijk kunnen (onder andere) de Italianen nu wél van dit klotevirus winnen. En hopelijk kunnen wij in Nederland er samen ook voor zorgen dat we elkaar niet verliezen.

Niet bij Van Dale, maar bij de site van puzzelwoordenboek wordt als één van de definities van Back-up dan ook genoemd: Ruggensteun. En dat zijn we dus ook van elkaar. Als het even of langere tijd niet goed gaat kunnen we, als back-up, naast allerlei technische systemen vooral terugvallen op elkaar. Blijf dat doen, blijf gezond en let een beetje op elkaar!