Volgens de website Fijnedagvan.nl is er (bijna) elke dag wel ‘iets te vieren’. Een mooie aanleiding om elke maand hier een ‘feest’dag uit te lichten en aan de hand daarvan verwonderingen, vragen en verbeteringen binnen de overheid te delen. Deel 9: 18 juni, Dag van het Topadvies. Ik heb er niet zo’n verstand van, maar hierbij toch ongevraagd 11 topadviezen.
Advies 1
Check je feiten. Als je kijkt op de website van fijnedagvan.nl staat 18 juni gemeld als Dag van het Topadvies. Maar klik je door naar de website dan kom je op 7 oktober 2020 uit. Mijn advies: vier de Dag van het Topadvies op beide dagen.
Advies 2
Vergeet niemand. Als ik kijk naar de prachtige line-up van sprekers op de Dag van het Topadvies zie ik, afgerond naar boven, met een beetje smokkelen, welgeteld 0 (lees: nul) ambtenaren. Terwijl dat toch adviseurs bij uitstek zijn! De Van Dale geeft een interessante definitie: een adviseur is iemand die adviseert.
In de uitgebreide omschrijving van ‘de beleidsmedewerker’ staat onder andere het adviseren van minister, wethouder, directie of bestuur. Op diezelfde website staat ook het verschil tussen een topbeleidsmedewerker en een “gewone?”/”normale?”/”standaard?” beleidsmedewerker:
- Een topbeleidsmedewerker weet niet alleen veel van het onderwerp, maar weet zowel politiek als betrokken organisaties erbij te betrekken en voor het beleid te winnen.
- Bovendien houdt een topbeleidsmedewerker er bij het opstellen van zijn plan rekening mee dat het ook uitgevoerd kan worden. Dit in tegenstelling tot de beleidsmedewerker die werkt vanuit een ivoren toren. Die schrijft zijn beleid zonder rekening te houden met de uitvoering, onder het mom van:´Dit is het plan. Zoek het maar uit.´
- Een topbeleidsmedewerker legt verbanden met andere beleidsterreinen en heeft geen last van een hokjesgeest. Stel, een beleidsmedewerker sociale zekerheid is bezig met beleid om het aantal mensen met een uitkering te verminderen. Hij betrekt natuurlijk zijn collega-beleidsmedewerker economische zaken erbij, want die is bezig met het stimuleren van de bedrijvigheid in de regio.
Afgaande op die beschrijving, denk ik dat heul veul collega-ambtenaren vandaag hun baan als TOPadviseur mogen vieren. Mijn advies: hou die adviseurs in ere en vergeet niet dat zij ook topadviseurs zijn.
Advies 3
Tijdens het schrijven van deze blog (ja als man multitasken is gevaarlijk, maar ik leef graag op het randje), volgde ik een webinar voor sportverenigingen in ‘s-Hertogenbosch van Huub van Mackelenbergh, coach en trainer: kijken in kansen. Hij gaf aan: durf je idee (en dat geldt ook voor je advies) gewoon in te brengen! Ook in situaties waar je er misschien niet veel over te zeggen hebt. Juist dan zijn mensen misschien heel blij met jouw idee. Hij had een slimme tip om je advies te brengen: begin je advies in de trant van “Misschien verwoord ik het niet goed, maar… / Ik heb er niet echt veel verstand van, maar… / Volgens mij ga ik er niet over, maar … / etc”. Breng het niet als dé wijsheid, maar als een optie. En eindig met: “Kijk maar wat je er mee doet” en durf het dan ook los te laten. Mijn advies: oefen daar eens mee.
Advies 4
Wat is nou het échte probleem van degene die je adviseert? Is die persoon ook geholpen met advies? Misschien wil hij gewoon van zich af praten. Of heeft zij de oplossing al, maar zoekt ze steun om de stap te zetten die daarvoor nodig is. Of komt die persoon door de vragen die je stelt, al zelf tot goede inzichten. Mijn advies: begin niet met adviseren, begin met vragen.
Advies 5
Bewaak je verantwoordelijkheid. Over verantwoordelijkheid schreef ik al in mijn vorige blog. Voor ambtenaren betekent adviseren dus: adviseren. Niet de besluiten nemen waar wethouders of gemeenteraadsleden voor zijn aangesteld. Bij de coronacrisis besluit niet Jaap van Dissel of het OMT, maar het kabinet en de “oorlogsburgemeesters“. Mijn advies: ken je positie.
Advies 6
Breng je advies origineel. Hoewel een dossier van 200 pagina’s (Maaike H. ik wacht nog op de resterende 195) interessant kan zijn, is het niet altijd een duidelijk advies. Een powerpoint-presentatie is maar een minuscuul stapje beter. Probeer het bijvoorbeeld in een animatiefilm of in een leuk, pakkend lied. Bijvoorbeeld over gezond eten. Mijn advies: eet veel bananen.
Advies 7
Gebruik ook humor in je advies. Liefst over jezelf. Ik kan ambtenarengrappen aanbevelen. Wij ambtenaren hebben toch tijd genoeg om deze te bedenken. Mijn advies: gebruik altijd ambtenarengrappen.
Advies 8
Weet welke termen er gebruikt worden in de wereld waarover je advies geeft. Voeg misschien een nieuwe term toe om de lezers uit hun comfortzone te halen. Maar ‘laad’ die term wel met voorbeelden uit de leef of systeemwereld van de lezer. Zo weet de ander ook dat je je hebt verdiept in zijn/haar wereld en dat je snapt waar het over gaat. Daarnaast wordt je advies ook sneller begrepen. Mijn advies: spreek de taal van degene aan wie je adviseert.
Advies 9
Mijn advies: hou het kort.
Advies 10
Zorg ervoor dat na het uitbrengen van een advies, ook duidelijk is wat er moet gebeuren, wanneer en door wie. Helemaal verstandig is om diegenen van wie je actie verwacht, ook te betrekken bij het totstandkomen van je advies. Informeer eerst of het überhaupt kan wat je adviseert en of de uitvoerders dat ook zien zitten. En denk dus na over wie er allemaal betrokken moeten zijn bij de uitvoering, en niet dat al die apen op jouw schouder blijven zitten. Mijn advies: “Verdeel de apen”.
Advies 11
Adviseer altijd met 11 adviezen. Johan Cruijff zei immers al: “Wat heb je nou liever? Eén goed elftal of 11 goede 1-tallen?” Mijn advies: gebruik altijd Johan Cruijff.
Kijk maar wat je er mee doet!
