Van het functionerings- gesprek naar de Persoonlijke Pitstop

Ik had een geweldige manager overigens, dat maakte de gesprekken wel leuk. Maar ze moest toch wel echt het van HR gekregen formuliertje afwerken. Dat deden we dan snel in het laatste kwartier. Of er hele duidelijke afspraken uit kwamen? Of ambitieuze doelen? Mwah.

De Ynnovate-manier

Hoog gedoe-factor dus. En dat past totaal niet bij hoe we werken binnen Ynnovate (heb je Fleurs blogs daar al over gelezen?). Na wat sparren met leuke mensen, navraag bij Fleur over hoe zij dat de laatste jaren heeft gedaan en het luisteren van de podcast van het A&O fonds gemeenten (A&O deelt -> aflevering 11 ging over hoe de gemeente Amsterdam haar hele functionerings-proces heeft verbeterd), kwam ik tot de Persoonlijke Pitstop. Onze manier van functioneringsgesprekken, waarbij goed gekozen werkvormen zorgen voor een (h)eerlijk gesprek en creatieve houvast in de chaos van onze gedachtegangen. Omdat ik me kan voorstellen dat niet iedereen een legio werkvormen kan bedenken om een functioneringsgesprek leuker te maken, delen we ons sessieplan dan ook graag met iedereen. Benieuwd naar het verhaal achter dat sessieplan? In deze blog vertel ik je meer over onze aanpak en hoe we hiertoe zijn gekomen.

Persoonlijk Pitstop

Het is heel eenvoudig: je blokt anderhalf uur in de agenda’s voor de Persoonlijk Pitstop. Dat is voor een echte pitstop wellicht wat aan de lange kant, maar in dit geval is dit wel een fijne tijdsinvestering. In de 90 minuten ga je met behulp van actieve werkvormen in gesprek over hoe het gaat op je werk, wat je leuk vindt en wat niet. En je richt je blik samen op de toekomst: wat wil je de komende periode bereiken, wat zijn daar concrete, haalbare doelen in en welke support heb je nodig om je doelen te bereiken. In een relatief korte tijd zijn de medewerker en manager op een laagdrempelige en vooral gelijkwaardige manier met elkaar in gesprek gegaan over dat wat er echt toe doet.

De Persoonlijke Pitstop bestaat uit vier gespreksonderdelen:

• Trots: waar ben je het meeste trots op van het afgelopen jaar? Vraag hier ook specifiek om niet werk-gerelateerde trots-momenten
• Smileys: samen (zowel de manager als de medewerker) vul je zo veel post-its als nodig over wat goed gaat (smiley) en wat beter kan (sippie). Kijk niet alleen naar het functioneren, maar juist ook naar de context: collega’s, inhoud van het werk, leerkansen, privé etc.
• Doelen: op basis van het gesprek rondom de Smiley-posters bouwt de medewerker vervolgens het doel voor de aankomende periode. Met LEGO, want dat werkt nu eenmaal geweldig 😉 en dit doel wordt vervolgens vertaald in hele duidelijk subdoelen (zie verderop tip 2!)
• Support: Welke support heeft de medewerker nodig om die doelen te bereiken? Maak dat zo concreet mogelijk: een deadline, een collega die je elke vrijdag belt of een interessante training.

3 tips om jouw functioneringsgesprek uit het slop te trekken!

Ga jij binnenkort een gesprek aan, als manager of medewerker en ben je nog op zoek naar inspiratie? Download hier dan het kant-en-klare sessieplan voor het gesprek, met alle werkvormen toegelicht en uitgewerkt. Geen zin in een uitgebreid sessieplan, maar juist op zoek naar even snelle tips en tricks? Hieronder mijn drie belangrijkste tips voor jou:

• Gebruik werkvormen
  Ja, ik weet het, wij gooien overal een werkvorm tegen aan. Maar niet voor niets. Want ze zorgen voor structuur, energie én resultaat. En in plaats van een functioneringsgesprek-formulier van HR, kun je misschien eens LEGO pakken om je doel voor het komende jaar te bouwen. Of teken wat je nodig hebt om jouw doelen te behalen. Hang de Smiley Posters op en schrijf wat goed gaat en wat beter kan. Pak een associatiekaart om te formuleren waar je het meest trots op ben. En zo kan ik nog wel even doorgaan…
• Formuleer je doelen strak
  Zodra je weet wat je wilt bereiken, is het tijd om je doelen te formuleren. Doe dat in zogenaamde Implemenatie Intenties (met dank aan De Ladder van Ben Tiggelaar), waarbij je nieuwe doelen koppelt aan bestaand gedrag. Je formuleert dit dan in een als (bestaand gedrag) en een dan (nieuwe doel). Stel: je wilt graag vaker checken bij je doelgroep of ze je nieuwe plannen leuk vinden. Je spreekt je doelgroep elk jaar op een evenement, dan kan je Implementatie Intentie zijn: Als ik op ons jaarlijks evenement iemand uit de doelgroep spreek, dan leg ik die persoon een aantal van onze nieuwe ideeën voor, om zo te horen wat hij/zij er van vindt.
• Regel goede support
  Het behalen van doelen is zo veel makkelijker als je support krijgt. Wat of wie heb je nodig om je doelen te behalen? Je kan support in vanalles vinden: een collega die je elke week even vraagt hoe het gaat, een gave training die je extra handvaten geeft om je doel te bereiken, een strakke deadline of een maandelijks gesprek met je manager.

Wij hebben inmiddels de Persoonlijk Pitstop allemaal gehad. En we vonden het geweldig. Het is heerlijk om de tijd te hebben om over iemands werk te mogen praten. De trots-vraag zorgden voor een glinstering in de ogen, de smileys lokte veel mooie complimenten uit, de andere kant van de poster (de sippie) zorgden voor hele open en serieuze gesprekken over verbeterpunten, de LEGO hielp om tot een mooi doel te komen en de implementatie-intenties hielpen om dat doel tastbaar en haalbaar te maken. En de support? Die zorgden voor een gezamenlijke verantwoordelijkheid in het behalen van de doelen.

Oh en wat misschien leuk is om te delen: ik ben dus sinds kort ‘manager’ (al noemen we dat niet zo bij Ynnovate), maar ik wilde wel zelf ook zo’n Persoonlijk Pitstop. Eén van m’n collega’s heeft toen dus gewoon mij ge-Pitstopt. Het maakt namelijk helemaal niet uit wie waar zit in de organisatie, het gaat er om dat de ander jou helpt om in jouw Persoonlijk Pitstop tot mooie doelen te komen.

Iedere medewerker verdient een goed functioneringsgesprek, en wat ons betreft dus een Persoonlijk Pitstop. Dus: vraag er om bij je manager. En neem lekker proactief ons sessieplan mee (scoor je daar gelijk punten mee ;-)). Ik ben super benieuwd naar jouw ervaring met de Persoonlijk Pitstop en de werkvormen die daar in staan. Hopelijk zijn jouw gesprekken zo waardevol als die ik heb gehad! Laat je het me weten?