Ingrid Verkamman had een doel voor ogen: een organisatie die van binnenuit innoveert. Auditors die naast de opdrachtgevers durven te staan. Ingrid was tot 2017 directeur bij de Auditdienst Rijk (ADR). Om haar doel te bereiken heeft ze in 2012 de hulp ingeschakeld van Ynnovate. Het was het begin van een avontuurlijke reis om te komen waar ze nu staan: een intern netwerk van ruim 50 Ynnovators die zich dagelijks bezighouden met het vernieuwen van de organisatie.
Waar ligt je manager wakker van?
De ADR is een interne auditdienst van de Rijksoverheid. In 2012 zijn diverse auditdiensten samengegaan in de ADR. Stuk voor stuk diensten met een behoorlijk ‘blauwe’ cultuur: regels, standaarden, normen. Ingrid vertelt over de verandering die zij voor ogen had: “We wilden meer vraaggestuurd gaan werken. Durf als auditor naast het management te gaan staan. Dat is wat anders dan wanneer je als auditor met je rapport komt aankloppen bij de manager en aangeeft wat niet goed is en dus opgelost moet worden. Naast de manager gaan staan is je durven te verdiepen in waar die manager wakker van ligt. Wat zijn de doelstellingen? En hoe kan ik vanuit mijn wereld helpen die doelstellingen te bereiken?”
Ingrid had deze manier van werken voor de héle organisatie voor ogen: ruim 600 mensen. Een behoorlijke cultuurverandering dus. “Dat doe je natuurlijk niet zomaar. Daar hebben we verschillende instrumenten voor ingezet en een van die instrumenten was het opleiden en inzetten van een groep Ynnovators om meer vraaggestuurd aan de slag te gaan.”
Met vallen en opstaan
Zo’n netwerk van Ynnovators staat er niet zomaar. En het ging ook niet zonder slag of stoot. Binnen de ADR waren een paar mensen opgeleid tot Ynnovator. Daar kwamen er nog een paar bij. Maar Ingrid kwam er al snel achter dat ze te weinig Ynnovators hadden rondlopen. Die verdronken als het ware in de organisatie. “Het was in eerste instantie niet eens bekend dat we Ynnovators hadden. Laat staan dat mensen binnen de organisatie wisten wat ze deden. Daarom hebben we er een groep van maakt. Ook was er behoefte aan een soort etalage waarin ze zichzelf zichtbaar maakten en konden vastleggen wat ze deden. Het ging erom dat de Ynnovators zichzelf gingen verkopen.”
Ieder jaar werden er mensen opgeleid en er ontstond een groep van ongeveer dertig Ynnovators. “Maar dan heb je eigenlijk nog niks”, vertelt Ingrid. “Want al die mensen passen dat wat ze als Ynnovator hebben geleerd vooral toe in hun eigen groepje of in hun eigen werk. Wat ik heel graag wilde, was dat het voor de hele ADR beschikbaar kwam. En dat het een actieve groep Ynnovators werd. Maar die moet je dan ook faciliteren.”
En dus heeft Ingrid een paar dingen gedaan. Zo is afgesproken dat deYnnovators minimaal twee sessies per jaar draaien. Het management steunt het werk van de Ynnovators en maakt ook regelmatig gebruik van hun diensten. “Om aanvragen op een goede manier te laten binnenkomen, is een postbus in het leven geroepen. Die postbus is vervolgens ook bemenst. Ook maken de Ynnovators inzichtelijk wat ze doen. En er zijn ADR-breed afspraken gemaakt over de inzet van de Ynnovators.”
‘Het was in eerste instantie niet eens bekend dat we Ynnovators hadden. Laat staan dat mensen binnen de organisatie wisten wat ze deden’
Kernteam en schil
Er is nu een kernteam van vier Ynnovators met daaromheen een tweede schil van ruim dertig Ynnovators. Het kernteam behandelt alle verzoeken en draait ook veel sessies. Ruim vijftig aanvragen per kwartaal komen er binnen. De mensen uit het kernteam behandelen de aanvragen en verdelen het werk. De sessies wisselen van vorm en inhoud. Ingrid kreeg laatst een opdrachtgever aan de telefoon: “Die man was zo enthousiast! Er was een onderzoek gedaan door onze auditors. Bij de presentatie van dat onderzoek ging het erom of ze bepaalde voorstellen wel of niet aannamen. Als een soort Grieks diner is dat aangepakt: de borden vlogen letterlijk door de kamer bij het stemmen!”
Een verfrissende aanpak die door de opdrachtgever enorm werd gewaardeerd. Ook vertelt Ingrid over een prachtige visual van een Ynnovator: “De presentatie die normaal in een dik rapport komt te staan, was nu samengevat in één heel heldere tekening. Dat is niet alleen tof om te maken voor de Ynnovator, ook van de opdrachtgevers krijg ik terug hoe prettig behapbaar de materie op deze manier wordt. Dankzij deze manier van werken hebben we dus ook echt tools in handen om adviezen vorm te geven. Erg waardevol.”
Praktische aanpak
De praktische toepasbaarheid van de methode was voor Ingrid een van de belangrijkste redenen om ermee aan de slag te gaan. “Het programma van Ynnovate vind ik een heel mooi laagdrempelig programma. Het is niet alleen gericht op het doorvoeren van verandering in het denken van de mensen. Het is ook heel praktisch.
Er wordt gekeken naar het werk en vervolgens naar welke methodieken er zijn om dat werk op een andere manier aan te vliegen. Of om het gesprek beter te voeren of zaken helder te krijgen. Dat heeft mij heel erg aangesproken in de tijd dat ik zelf de opleiding heb gedaan. Vervolgens dacht ik: dit wil ik ook voor de ADR.”
Ingrid is trots op alle Ynnovators bij de ADR. Zelf heeft zij niet veel contact meer met Ynnovate. “Maar dat hoeft ook niet. Het is gewoon helemaal belegd. Het kernteam schoolt zich regelmatig bij. Het loopt, en het loopt goed. Meer is niet nodig. Ynnovate heeft gezorgd voor een nieuwe manier van werken en een andere kijk op bestaande structuren. Ik kan oprecht zeggen dat de Ynnovate-aanpak niet meer is weg te denken binnen de ADR.”
Dit interview verscheen ook in het boek Let’s Ynnovate!