Virtueel samenwerken: hoe pakt Ynnovate dat aan?

En dan staat ineens de wereld op zijn kop. Het coronavirus trekt op en de Nederlandse overheid treft maatregelen. Pittige maatregelen. En natuurlijk worden we daar bij Ynnovate ook flink mee geconfronteerd. We zien alle opdrachten uit de agenda verdwijnen. En fysiek samenwerken is er ook niet meer bij. Een dubbele uitdaging… Het Ynnovate-motto “het gaat nooit mis, hooguit anders dan verwacht” is nu wel heel toepasselijk.

In deze blog deel ik graag hoe wij vanuit Ynnovate met de situatie omgaan. Omdat ik weet dat velen van jullie op dit moment tegen vergelijkbare uitdagingen aanlopen. Daarom onze ervaringen en tips in deze speciale editie van de blog-serie “Hoe pak Ynnovate dat zelf eigenlijk aan?” Mocht je aanvullende tips, tools en werkvormen hebben; deel ze vooral. Daar helpen we elkaar mee!

Stap 1. De basis op orde

Maandagochtend 16 maart is het meteen corona crisisberaad. Het hele team belt in via Skype. Gezamenlijk doorlopen we de situatie. We staan stil bij alle opdrachten die geannuleerd en verschoven worden. Welke effecten heeft dat voor ons als organisatie? Ynnovate is maar een klein team met weinig financiële reserves. Hoe lang houden wij deze crisis vol?

Er zijn zorgen, maar er is ook heel veel te doen. Samen bepalen we een actieplan voor deze dag: trainers bellen, contact opnemen met opdrachtgevers, deelnemers aan activiteiten benaderen en de situatie toelichten. Onze to do list is voller dan ooit. We spreken af om na de lunch weer met elkaar in te bellen en de voortgang te bespreken.

 

Tips om de basis snel op orde te krijgen:

    • Bepaal welke besluiten genomen moeten worden en maak daar een overzicht van
    • Hak vervolgens zoveel knopen door: welke besluiten kunnen we nu al nemen?
    • Bepaal vervolgens welke acties nodig zijn om de besluiten uit te voeren
    • Verdeel de taken onder teamleden en ga aan de slag
    • Kom na een paar uur virtueel weer bij elkaar om de voortgang te delen en nieuwe acties te verdelen

Stap 2. Nieuwe doelen bepalen

Na een ochtend hard knallen om alles weer enigszins op de rails te krijgen, staat het volgende vraagstuk voor de deur. We hebben een vrijwel compleet lege agenda voor de komende periode. Wat gaan we doen? Waar moeten we mee aan de slag?

We besluiten onze doelgroep daarom om input te vragen in plaats van zelf te bedenken waar we ons op gaan richten. Ons netwerk is namelijk onze grootste doelgroep: samen met hen innoveren we de publieke sector. We sturen een enquête uit naar de Ynnovators. De enquête is kort (slechts 3 vragen), maar geeft ons snel goed inzicht in waar zij tegenaan lopen.

De meest genoemde issues door de Ynnovators voor hun werk de komende periode:

😱 Hoe blijf ik gemotiveerd nu ik voor onbepaalde tijd moet thuiswerken?
😱 Hoe kunnen we virtueel goed samenwerken?
😱 Hoe kan ik teams begeleiden in het ontwikkelproces?
😱 Hoe bepalen we gezamenlijk prioriteiten in deze nieuwe situatie?
😱 Hoe vind ik een goede combinatie en balans tussen werk en privé in combinatie met de kinderen?
😱 Hoe verzorg ik een Ynnovate sessie digitaal?
😱 Hoe creëren we ruimte voor het ontwikkelen van nieuwe dingen?
😱 Hoe start ik een project zonder fysieke groepsvorming en teambuilding?
😱 Ik heb steeds het idee dat ik te weinig doe. Hoe zorg ik ervoor dat ik genoeg werk heb?
😱 Hoe kan ik doelen stellen en blijf ik doelgericht bezig?
😱 Hoe compenseer ik het gemis aan persoonlijk contact met collega’s?

Naast de reacties op de enquête komen inmiddels ook via andere kanalen de eerste verzoeken en vragen bij ons binnen. Het maakt duidelijk waar behoefte aan is. Zo is er een Ynnovator die via Microsoft Teams met ons willen sparren over zijn sessieplan en is er andere Ynnovator die op vrijdag een innovatiesessie gepland heeft staan die ze graag virtueel door wil laten gaan.

Op dinsdag bespreken we tijdens onze virtuele stand-up (zie ook stap 3) wat de reacties zijn en op welke doelen we ons de komende periode willen gaan focussen. Dat geeft energie! We weten wat ons te doen staat en waar we voor gaan.

Tips om energieke nieuwe doelen te bepalen:

    • Bevraag je doelgroep: waar hebben zij behoefte aan van jou en/of je team?
    • Luister goed naar de vragen en verzoeken die op je afkomen, die geven veel informatie
    • Maak met het team een overzicht van de doelen die energie geven
    • Verdeel de doelen over de teamleden, maak daarbij duo’s zodat niemand alleen werkt

Stap 3. Anders samenwerken

Eerlijk is eerlijk: bij Ynnovate zijn we op afstand samenwerken al wel gewend. Alle teamleden zitten continu op verschillende plekken in het land. We hebben op een gegeven moment onze Heilige Samenwerkdagen ingevoerd, omdat we elkaar anders veel te weinig fysiek zouden zien. Dit virtuele gedoe zou dus een kolfje naar onze hand moeten zijn. Toch is de realiteit wat uitdagender. Het vergt veel van iedereen om onderling goed contact te houden en op de hoogte te blijven. En een dagje thuiswerken is heerlijk, maar weken achter elkaar? Dat is andere koek.

Vooralsnog geven we het anders samenwerken bij Ynnovate vorm met behulp van een cocktail bestaande uit Slack, Kanban en Skype. In Slack werken we al langer samen. Ideaal om over verschillende onderwerpen te kunnen ‘chatten’ met het team. Op Kanbanflow.com houden we onze acties bij. Het is als het ware een online To Do bord dat je helemaal kunt indelen naar hoe je dat zelf fijn vindt. Ook dit deden we al bij Ynnovate.

Wat hebben we toegevoegd: we bellen iedere dag om half 10 in met elkaar om de dag door te nemen en van elkaar op de hoogte te blijven. Deze dagelijkse stand-up deden we eerst met Skype, maar we zijn inmiddels fan van Zoom.

“we bellen iedere dag om half 10 in met elkaar om de dag door te nemen en van elkaar op de hoogte te blijven”

Naast de dagelijkse contactmomenten hebben we ook besloten om thematische samenwerkdagen in te plannen voor de komende periode. Het mooie aan de vrijgekomen tijd is namelijk dat we de ruimte hebben om wat vooruit te werken voor wanneer de wereld weer ‘normaal’ wordt.

Op deze thematische samenwerkdagen laten we alle andere werkzaamheden links liggen en focussen we ons op één onderwerp waar we een flinke stap in willen zetten.

Zo staan er de komende maand samenwerkdagen op de planning rondom het:

🎯 voorbereiden van de Ynnovators Day op 15 juni 2020
🎯 testen van online samenwerktools zoals Mural, Zoom, Miro etc
🎯 lanceren van de online Ynnovate Jaarchallenge
🎯 schrijven van het werkboek voor de nieuwe Training Ynnovate in je werk
🎯 maken van social media content en het schrijven van nieuwsbrieven
🎯 vormgeven van de Ynnovate Scan
🎯 voorbereiden van het toffe 3-2-1-Co! traject

 Tips om virtueel samenwerken goed vorm te geven:

    • Zorg voor een regelmatig gezamenlijk contactmoment, zoals een daily stand-up
    • Creëer fijne online samenwerkplektools zodat samenwerken effectief en leuk is
    • Plan een aantal thematische samenwerkdagen waarbij je werkt aan een centraal onderwerp
    • Experimenteer met elkaar en evalueer continu: wat werkt fijn en wat niet? Pas de manier van samenwerken aan de ervaringen aan

Stap 4: virtueel innoveren #hoedan

Ynnovate staat voor innovatie. Niet zo gek dus dat veel Ynnovators ons op dit moment benaderen met de vraag of we ze kunnen helpen bij virtueel innoveren. Hoe geef je vernieuwing vorm als je voorlopig op afstand van elkaar zit!? Onze eerste vraag was daarom direct: kunnen we een innovatiesessie ook virtueel doen?

Met de vraag “Hoe kunnen we ons teamcontact de komende periode laten vonken?” hebben we de tool Mural getest waarbij we gebruik maakten van zowel de stappen als de (nu digitaal gemaakte) werkvormen en formats vanuit de Ynnovate methode. Een korte sessie van 1 uur leverde met ons team van zes personen al enorm veel energie én goede ideeën op.

Een paar ideeën die we zelf gaan oppakken en graag met je delen:

💡 Samen webinars kijken en podcasts luisteren
💡 Virtueel samen lunchwandelen
💡 Iedere dag met elkaar een online teambuildingopdracht doen
💡 Een digitale mijlpalengrabbelton maken om successen te vieren

Na de testrun met virtueel innoveren m.b.v. de Ynnovate-methode zijn we optimistisch! Ook op afstand is het mogelijk om met elkaar – op een leuke energieke manier – ideeën te bedenken. We zijn hard bezig om de tools en formats uit de Ynnovate-methode in digitale interactieve vorm te gieten en dit vervolgens aan te kunnen bieden aan ons netwerk.

Meer weten? Neem contact met ons op via contact@ynnovate.it 

About Fleur Pullen

Enthousiast, inspirerend, nieuwsgierig, daadkrachtig, innovatief en een beetje eigenwijs; dat zijn haar kernwoorden. Als bedrijfskundige heeft Fleur ruime ervaring binnen de overheid. Ook ronde ze met succes de Executive MBA aan Nyenrode Business Universiteit af. Haar MBA-scriptie schreef ze over de kansen van open innovatie bij de overheid. Sinds 2013 zet Fleur zich fulltime in voor Ynnovate en richt ze zich op het realiseren van innovatie en vernieuwing bij de overheid. Fleur is in staat om groepen mensen op inspirerende wijze te begeleiden in het ontdekken en toepassen van innovatie methodieken.
This entry was posted in Blogpagina. Bookmark the permalink.

Comments are closed.